1. OBJETIVOS: Con la presente política se busca incorporar al interior de la compañía INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S todos los lineamientos establecidos por la normatividad vigente respecto al manejo, recolección, tenencia, administración, uso, circulación, supresión y entrega de información con que se cuente al interior de la misma.

2. NORMATIVIDAD APLICABLE: Para efectos de la ejecución y desarrollo de la presente política, se tiene en cuenta la Constitución Política de Colombia en sus artículos 19 y 20, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1074 de 2015 compilatorio del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones normativas concordantes, con relación a todos los procesos que implemente Inversiones Vaquita Express S.A.S. que comprendan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas las actividades que comprendan el tratamiento de datos personales.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS: INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S es una compañía, ubicada en el Municipio de Envigado, Antioquia, Colombia, de carácter privado, constituida a su vez por documento privado, otorgado el día 29 de Julio de 2013, registrado en la Cámara de Comercio de la misma ciudad, el día 06 de agosto de 2013, en el libro IX, bajo el número 0089528.

La dirección donde se encuentran las oficinas de la compañía es en la Carrera 41 N.º 38 SUR 35, teléfono 4487068, correo electrónico contactenos@vaquitaexpress.com.

3. ALCANCE: Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES A TENER EN CUENTA:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

m) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y FINALIDAD: La información que es incorporada en la base de datos de la sociedad INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S, será recolectada y tratada conforme a la normatividad vigente y podrá ser usada de acuerdo con las finalidades previstas en la Ley, para lo siguiente:

i. Ejecutar relaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores.

ii. Proveer bienes o servicios a los clientes de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S.

iii. Evaluar la calidad del servicio prestado a sus usuarios.

iv. Publicar, difundir y mostrar en sus redes sociales, página web y canales informativos, imágenes, fotografías, videos de quien se acredite como ganador de cualquiera de los sorteos efectuados por la compañía. Así mismo INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S podrá difundir eventos de publicidad con imágenes, fotografías y videos en donde se encuentre su personal y/o clientes, previa aprobación de cada uno para este efecto, y así dar a conocer públicamente las actividades realizadas por la empresa para el desarrollo del programa de fidelización de clientes.

v. Enviar al correo físico-electrónico, así como a los dispositivos móviles vía mensajes de texto, toda la información relativa a temas de comercialización, publicidad y/o promoción de bienes, servicios y/o productos.

vi. Realizar estudios a nivel organizacional sobre clima laboral, incremento salarial y demás políticas laborales a desarrollar.

vii. Efectuar todo el proceso de evaluación, escogencia y vinculación laboral del recurso humano, además del registro en las bases de datos del personal vinculado.

viii. Soportar procesos de revisoría fiscal y en general cualquier auditoria a nivel corporativo.

ix. Para cualquier otro indicado en la autorización otorgada por el titular para el manejo de datos o descritos en el aviso de privacidad a que haya lugar.

x. Suministrar, entregar, compartir, enviar información a empresas vinculadas, filiales o subordinadas a INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S.

xi. Cuando se trate de datos que se obtengan de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de los establecimientos de comercio de INVERSIONES VAQUIETA EXPRESS S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, INVERSONES VAQUITA EXPRES no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. y que sea requerido o permitido por la ley.

 6. DEBERES DE INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S FRENTE AL MANEJO DE LA INFORMACIÓN:

Como responsable:

a)     Solicitar, conservar y manejar, de acuerdo con lo aquí enunciado, copia(s) de la(s) respectiva(s) autorización(es) otorgada(s) por el titular.

b)     Informar a los titulares, de manera clara y suficiente sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de dicha autorización.

c)     Informar a solicitud del titular sobre el uso de los datos personales.

d)     Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y en la normatividad vigente.

e)     Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad, transparencia, acceso restringido, libertad y finalidad de la información.

f)      Conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales.

g)     Propender por que la información recibida cuente con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o con fraude.

h)     Actualizar la información cuando así se requiera.

i)      Realizar la rectificación y entrega adecuada de los datos personales cuando haya lugar.

Como encargado del tratamiento de los datos personales (A nombre de otra entidad):

a)     Propender porque el responsable de la información este autorizado para suministrar los datos personales.

b)     Garantizar al titular, en todo momento, el efectivo ejercicio del derecho al habeas data.

c)     Conservar de manera idónea y bajo condiciones de seguridad, la información.

d)     Realizar continuamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

e)     Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.

f)      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

g)     Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

h)     Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con lo concerniente a los datos personales.

i)      Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j)      Permitir el acceso a la información solamente a los entes y personas facultadas legalmente para ello.

k)     Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando realiza el tratamiento a través de un encargado:

a)     Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento este debida y previamente autorizado.

b)     Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

c)     Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información que se suministre permanezca actualizada.

d)     Informar oportunamente al encargado del tratamiento de la información, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.

e)     Exigir al encargado del tratamiento las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

f)      Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya realizado reclamación y no haya finalizado el trámite.

7.     DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedia persona debidamente facultada, tendrán los siguientes derechos respecto de los datos personales:

a)     Derecho de acceso: por medio del cual el titular tendrá la facultad de acceder a los datos que se encuentren bajo la custodia de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S, pudiéndolos consultar de manera gratuita al menos una vez mensualmente, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información.

b)     Derecho de actualización, rectificación y supresión: aquí se tendrá la facultad por el titular, de solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, con la finalidad que se puedan realizar de manera liberal todos los actos que el titular requiera.

c)     Derecho a solicitar prueba de la autorización: En este evento se tiene la facultad de solicitar por el titular la prueba que demuestra la tenencia de la información, salvo en los casos en que esta no se requiera.

d)     Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Acá el titular puede conocer los datos de su propiedad que se encuentran bajo la custodia de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S

e)     Derecho a presentar quejas ante la SIC: En los casos en que haya lugar frente a vulneraciones a la normatividad vigente.

f)      Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio: Una vez se efectúen órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá obedecer y dar cumplimiento a las mismas por parte de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S.

8. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En caso, de ser necesario, al momento de recolección de datos personales por INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S., le será informado al titular, previo al otorgamiento de su autorización las finalidades para las cuales será destinada la información, las cuales estarán enmarcadas dentro de las siguientes opciones:

8.1 Tratamiento de datos públicos:

Es posible que INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. realice el tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin contar con la autorización previa del Titular, recopilándolos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas. Lo anterior  no impide que se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

8.2      Tratamiento de datos personales de Empleados

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y sólo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes; incorporar los datos personales del empleado en el contrato laboral y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. en calidad de responsable de sus datos personales.

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

d) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la empresa.

e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

f) Consultar memorandos o llamados de atención.

g) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

h) Establecer comunicación en casos de emergencia.

i) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.

j) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S.

k) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.

l) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la empresa.

m) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la empresa mantenga una relación contractual, así mismo con proveedores, colaboradores, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.

n) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.

o) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.

p) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.

q) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.

r) Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. cumpla con las obligaciones a su cargo.

s) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores.

t) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

u) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

v) Desarrollar estudios de conocimiento del titular.

w) Realizar Encuestas de satisfacción. INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. y el empleado.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. para los fines antes mencionados.

8.2      Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los postulantes de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. serán:

a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.

b) Envío de comunicaciones programadas por la empresa para realizar diferentes pruebas de selección.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección

d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.

e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.

f) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

g) Desarrollar estudios de conocimiento del titular.

h) Realizar Encuestas de satisfacción.

8.3      Tratamiento de datos personales de practicantes:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de practicantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de practicantes de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con las instituciones educativas.

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación.

d) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como Empresa en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

e) Gestionar las funciones desarrolladas por los practicantes.

f) Contactar a familiares en casos de emergencia.

g) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

h) Desarrollar estudios de conocimiento del titular.

i) Realizar Encuestas de satisfacción. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del practicante con la empresa y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

8.4      Tratamiento de datos personales de clientes:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

En caso de que los datos de proveedores y contratistas correspondan a personas jurídicas, no obstante, estos no son considerados como datos personales bajo la legislación nacional, serán tratados por INVERSIONES VAQUITA S.A.S. bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad.

Los proveedores y contratistas al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y utilice su información con el objeto de:

a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.

b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.

c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.

d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

g) Creación del cliente en las plataformas o software de la empresa.

h) Mantener contacto con la empresa aun después de terminada la relación contractual.

i) Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como; análisis de uso, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos y demás noticias de interés.

j) Reportar a las Centrales de Información sobre el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones que haya adquirido con la empresa. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

k) Almacenarla en las bases de datos físicas y/o digitales de INVERSIONES  VAQUITA EXPRESS S.A.S.

l) Realizar prospección comercial y análisis de perfiles.

ll) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o mantenerlos para dar cumplimiento a obligaciones legales en materia de archivo de información.

m) Atender las peticiones, quejas y/o reclamos, así como los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

n) Realizar envío por medios digitales, físicos o mensaje de datos de comunicaciones y publicidad de los diferentes servicios de SOMEX S.A.S. e información relacionada con el objeto social de la compañía.

8.5      Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva. En el caso de datos privados, la empresa solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o contratistas de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. serán:

a) Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.

b) Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la empresa.

c) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.

d) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.

e) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.

f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.

g) Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

h) Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.

i) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.

j) Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.

k) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

l) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.

m) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

n) Desarrollar estudios de conocimiento del titular.

o) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

p) Mantener contacto con la Empresa aun después de finalizada la relación contractual.

r) o) Consultar, informar, reportar, procesar o divulgar a los Operadores de Información y/o a las entidades administradoras de bases de datos o centrales de información y riesgo, o a cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los mismo fines, todo lo referente a la información personal, comercial y financiera del cliente así como la información que se refiere a su comportamiento (presente, pasado y futuro) comercial y/o crediticio, el cumplimiento en el pago de obligaciones pecuniarias y contractuales como cliente, en general su capacidad de endeudamiento, y en especial sobre el nacimiento, modificación y extinción de obligaciones contraídas o que llegare a contraer con dicha entidad, los saldos que a su favor resulten de todas las operaciones de crédito, financieras y crediticias, que bajo cualquier modalidad se hubiesen otorgado o se otorguen en el futuro

s) Realizar notificaciones y enviar comunicaciones generales y la notificación previa al reporte ante centrales de riesgo al correo electrónico, al número celular o a la dirección física aportado al momento de solicitar un servicio o a los datos de contacto que consten en los archivos de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. o que sean recopilados por medio de herramientas o sistemas internos o externos que permitan la actualización de los datos, bajo el entendido de que con las comunicaciones que se envíen, se entenderán realizadas las respectivas notificaciones. INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

8.6      Tratamiento de datos personales de visitantes en el Control de Ingreso:

INVERSIONES VAQUITA EXRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. serán:

a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.

c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.

d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

e) Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de bioseguridad implementados por la empresa.

f) Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad en época de emergencia sanitaria.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

8.7      Tratamiento de datos personales de accionistas:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas, los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas.

b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.

c) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.

d) Llevar un registro de las personas que participan en las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas de la Compañía, en calidad de accionista, secretario, presidente o invitado especial.

e) Inscribir sus datos personales en el libro de registro de accionistas o actas de la Compañía, cuando ostenten la calidad de accionistas de la Compañía, sea directa o indirectamente.

f) Para el cumplimiento de las obligaciones, deberes o compromisos comerciales, en el desarrollo de las actividades comerciales contempladas en el objeto social, en las cuales sea necesario suministra la información personal en los documentos escritos sea que obren en papel físico o electrónico.

g) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

8.9      Tratamiento de datos personales de Páginas Web y redes sociales:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta datos personales privados de terceros a través de su página web o redes sociales y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son recopilados a través de la página web de INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. serán:

a) Permite la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de escríbenos y conoce tus datos disponibles en la página web.

b) Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.

c) Fines legales, contables y administrativos.

d) Dar a conocer el portafolio de productos y servicios que son comercializados por parte de la Empresa.

e) Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como; análisis de uso, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos y demás noticias de interés.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

8.10 Tratamiento de datos sensibles:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. en el normal desarrollo de sus operaciones, podrá realizar el Tratamiento de datos sensibles, que son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos de sus funcionarios y contratistas, para lo cual contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos sensibles. iii) Los datos sensibles objeto de tratamiento. iv) El tratamiento y las finalidades del mismo.

8.11. Tratamiento de imágenes fotográficas o de video:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. como parte de sus servicios y de las actividades internas, incluidas las de marketing y operaciones podrá realizar la toma de fotografías y/o de videos de sus colaboradores y/o clientes. Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa del titular de la información, o del representante legal en caso de que el titular sea menor de edad, con el fin de contar con un control de las actividades realizadas, así como para utilizarla en publicaciones propias de la compañía, ya sea en medios corporativos internos, redes sociales, medios de comunicación, o cualquier otro medio conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e institucionales. Estas imágenes serán almacenadas en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control de actividades efectuadas se mantenga.

8.12. Datos de niños, niñas y adolescentes.

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones al sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar ( Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

En todo caso, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

8.13 Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente.

 Para el proceso de Servicio al Cliente y Atención de peticiones, quejas y reclamos, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. recolecta y almacena información personal de sus clientes / clientes potenciales y terceros en general. La información recibida por la compañía es entregada por los titulares de la información y será tratada conforme a la presente política, dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y de la ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho fundamental de petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información, siendo estas las siguientes:

a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo.

b) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

c) Generar reportes semestrales en atención a las obligaciones legales que los regulan.

d) Conservarla para fines estadísticos, históricos o de control. Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. puede llegar a realizar Transmisión internacional de datos personales a través de diferentes proveedores, fuentes o servidores que se encuentran ubicados en un país distinto al territorio colombiano; lo anterior, con la finalidad de gestionar todos los procesos internos de la empresa. En todo caso, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. se asegurará que la acción proporciona los niveles adecuados de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en Colombia por el Régimen de Habeas Data.

Por otro lado, cuando INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. decida realizar una Transferencia Internacional de datos podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Y además, para realizar dicho proceso INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S. verificará que el país al que se trasmitirá la información reúna los estándares que garantizan un nivel adecuado de protección de datos personales, encontrando que en efecto el numeral 3.2. del Capítulo tercero, del Título V de la Circular Única 005 del 10 de agosto de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio incluye a dicho país en la lista de países seguros.

10.     AUTORIZACION AL TITULAR PARA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS:

Con anterioridad y/o al momento de la recolección del dato personal, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S, solicitará al titular del dato su autorización para su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando medios electrónicos idóneos, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

11.     LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S, recolectará, almacenará, usará y/o circulará los datos durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de la normatividad vigente, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Los datos personales serán conservados hasta cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

12.   AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION:

Como responsable del manejo de la información se ha nombrado al Area de Servicio al Cliente, quien será en adelante la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato. Para el efecto se recibirán la petición, queja o reclamo los días lunes a viernes, en el horario de 8:00 am a 5:00 pm, al correo electrónico contactenos@vaquitaexpress.com, a la línea telefónica (4)4487068 ext. 120 o radicarla a la dirección Cr 41 38 sur 35, de la ciudad de Envigado.

Las peticiones, quejas y reclamos se formularán mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.   DATOS RECOLECTADOS CON ANTELACION A DECRETO 1377 DE 2013: En concordancia con el Decreto 1377 de 2013, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S procederá a publicar un aviso en la página web www.vaquitaexpress.com.co dirigido a los titulares de datos personales, dando a conocer la política de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales.

14.   AVISO DE PRIVACIDAD: En caso de existir la imposibilidad de ponerse de presente a los titulares de datos personales la presente política, INVERSIONES VAQUITA EXPRESS S.A.S, publicará el aviso de privacidad en su página web y demás medios a que haya lugar para que estas personas conozcan de la misma. Adjuntamos a la presente política el Aviso de privacidad correspondiente.

15.     ENTRADA EN VIGENCIA: La presente política de datos personales fue creada el día 24 de mayo de 2017, y entra en vigencia a partir del mismo día.